Digitalización Facturas
La gestión de facturas es un proceso común para todas las empresas y que algunas veces
requiere muchos recursos administrativos: recepción y registro de facturas recibidas,
aprobación por diferentes departamentos, entrada de los datos en el sistema de contabilidad,
creación apunte contable y archivo.
Digitalizando tus facturas recibidas podrás realizar todas estas gestiones automáticamente.
En Catimatge realizamos estos procesos para diferentes empresas que ya se benefician de una
reducción de costes en su departamento de administración.
Procesos
Te detallamos uno de los procesos que realizamos actualmente:
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Recepción y preparación
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Recibimos todas las facturas de las diferentes compañias del grupo en Catimatge.
Las clasificamos y verificamos que cumplan con los requisitos legales, incorporamos
un código de barras para su identificación. |
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Escanear y OCR
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Escaneamos más de 3.000 facturas diarias aplicando los controles de calidad
necesarios (facturas de más de una hoja, validación de empresas, etc.). Una
vez digitalizadas las procesamos aplicando un potente OCR para capturar los
datos de las mismas. El proceso de corrección se realiza para acabar de
cumplimentar los datos que no se han capturado automáticamente. |
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Envío fichero e integración en SAP
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Una vez se han realizado todos los procesos de verificación y calidad se envian al
cliente vía FTP las imágenes y los datos contables de las facturas, con lo que el
cliente una vez integrados estos datos en su sistema podrá realizar su contabilidad
automáticamente además de consultar cualquiera de sus facturas en pocos segundos. |
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Archivo de facturas
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Custodiamos las facturas de nuestros clientes. Una vez cumplido el plazo de custodia se
las destruimos previa autorización según la normativa vigente. |
Solución a Medida - 902-195-650
O escríbenos:
info@catimatge.es
Informe de resultados:
El 95 % de sus facturas se contabilizan automáticamente sin ni siquiera ver un papel encima de la mesa. Oficina
sin papel.
Reducción significativa de personal en el departamento de administración/contabilidad para la gestión de facturas.
Aprovechamiento del espacio físico donde se custodiaban las facturas.
Beneficios
La digitalización de facturas y la automatización a la hora de contabilizar aporta varios beneficios.
Este sistema permite ganar tiempo desde la recepción de las facturas hasta su contabilización
(en algunos casos hasta tres días) lo que permite resolver y canalizar las posibles incidencias
con mayor rapidez. Además toda la organización independientemente de su ubicación geográfica
puede consultar una factura en pocos segundos.
Otro de los beneficios significativos es la eliminación de la gestión de archivo físico que ahora
ya no hay que ordenar, clasificar y destruir. Las empresas
consiguen economizar su gestión beneficiándose de un proceso completo desde la
recepción hasta la destrucción del documento sin tocar un solo documento.
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