Gestión Documental
Un sistema de gestión documental organiza la creación, distribución, acceso y almacenamiento
de la información.
La mayoría de empresas tienen su información en diferentes formatos, tanto en digital como en papel,
por tanto el objetivo principal de cualquier estrategia de gestión documental es
armonizar la información y crear flujos de trabajo eficientes (digitalizando cuando sea posible).
Componentes clave para construir una estrategia de gestión documental
Localización: ...donde guardar los documentos.
Archivo Digital: ...en que formato almacenar la información.
Acceso: ...como acceder a los documentos.
Seguridad: ...como se mantendrán los documentos seguros.
Disaster Recovery: ...como se hará un back-up de los documentos.
Periodo Custodia: ...cuanto tiempo es necesario custodiar los documentos.
Distribución: ...como se van a compartir y distribuir los documentos.
Workflow: ...como y donde entrarán los documentos en los flujos de trabajo.
Creación y edición: ...como se pueden editar los documentos dentro de un grupo de colaboradores.
Autentificación: ...que protocolos de autentificación deben tener los documentos.
Flujo de Trabajo Digital
Un flujo de trabajo (workflow) es una ruta esquematizada de una serie de acciones cuyo objetivo es
cumplir alguna función.
En términos de gestión documental, el flujo de trabajo se refiere a la ruta
de un documento y a las acciones relacionadas con su gestión en los diferentes agentes involucrados en su ejecución.
Facturar a un cliente, por ejemplo, puede tener un workflow que incluya acciones y decisiones de personal de ventas,
cuentas y logística. El peligro de que tantos componentes participen en el circuito, es que es muy lento
y tiene una alta probabilidad de errores.
Tres Consejos para crear un flujo de trabajo digital
Analizar las acciones
dentro de un flujo de trabajo con ‘nuevos ojos’ e imaginar como sería si pudieses crearlo de nuevo,
aprovechando las nuevas tecnologías y servicios como el outsourcing.
Digitalizar o automatizar
procesos cuando sea posible.
Racionalizar y simplificar
la ruta cuando sea posible (reducir el número de agentes necesarios para su ejecución).